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Teams im Nachhaltigkeits- und Qualitätsmanagement stehen zunehmend vor der Herausforderung, nachhaltigkeitsbezogene Informationsanforderungen von internen und externen Interessengruppen zu bewältigen.

Ob es darum geht, dem Vertriebsteam Informationen zur nachhaltigen Beschaffung eines Produkts bereitzustellen, um auf Kundenanfragen zu reagieren, oder Nachweise für die Umwelt-, Sozial- und Governance-Leistungen (ESG) des Unternehmens für das Finanzwesen zusammenzustellen – der wachsende Umfang solcher Anforderungen kann schnell überwältigend wirken.

Mit steigenden Erwartungen und CSR (Corporate Social Responsibility) Nachhaltigkeitsanforderungen seitens Kunden, Investoren und Regierungen wächst auch der Druck auf Wertschöpfungsketten.

Die Antworten an Stakeholder müssen nachvollziehbar und transparent sein, was die Bereitstellung und Prüfung von Nachweisen sowie das Management relevanter Erklärungen erfordert. Werden diese Aspekte vernachlässigt, drohen nicht nur verpasste Geschäftschancen, sondern auch potenzielle Reputationsschäden für das Unternehmen.

Die Herausforderung bei der Beantwortung mehrerer Nachhaltigkeitsanforderungen

Eine der größten Herausforderungen für Nachhaltigkeitsteams in der Zuliefererindustrie besteht darin, die Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die große Menge an ESG-Informationen zu bewältigen, die gesammelt werden müssen.

Das manuelle Sammeln und Zusammenstellen von Antworten und zugehörigen Nachweisen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens ist ein zeitaufwendiger Prozess, der unzählige Stunden mühsamer Arbeit erfordert.

Standardisierte Fragebögen und Ratings von Drittanbietern wie EcoVadis können eine nützliche und wichtige Informationsquelle für Stakeholder sein. Allerdings gibt es keine pauschale Antwort auf alle Anfragen. Selbst zertifizierte Unternehmen n müssen für individuelle Kundenanfragen möglicherweise noch zusätzliche Informationen bereitstellen, die über das hinausgehen, was die Fragebögen der Drittanbieter abdecken.

Die einzelnen Stakeholder haben jeweils ihre eigenen Schwerpunkte. Je nach Branche oder geografischem Standort können die Anforderungen von Kunden, Investoren oder Behörden zusätzlich variieren und sich außerdem schnell ändern. Darüber hinaus erhöht die Einhaltung der spezifischen technischen Formate von Zertifizierungen, Ratings und Berichte für unterschiedliche Interessengruppen die Komplexität.

Unternehmen, die Nachhaltigkeitsanforderungen nicht erfüllen, riskieren jedoch weitreichende Konsequenzen. Neben verpassten Geschäftschancen drohen regulatorische Sanktionen, Reputationsschäden und der Verlust wichtiger Kunden oder Investoren, die zunehmend auf transparente ESG-Leistungen achten.

Den wachsenden Nachhaltigkeitsanforderungen einen Schritt voraus sein

Stakeholder wie Kunden, Investoren und Regierungen fordern zunehmend umweltfreundliche, soziale und ethische Geschäftspraktiken. Dieser Trend wird durch strengere regulatorische Vorgaben wie die CSRD sowie wachsende Erwartungen an transparente ESG-Berichte verstärkt. Unternehmen, die diese Anforderungen erfüllen, sichern sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern stärken auch ihre Marktposition.

Mit dem richtigen Ansatz können Sie bei der Erfüllung der CSR-Nachhaltigkeitsanforderungen Ihrer Kunden und anderen Stakeholder wertvolle Zeit sparen. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die Ihnen dabei helfen, die zunehmende Zahl von CSR-Stakeholder-Anfragen zu bewältigen:

1. Sichtweise der Stakeholder verstehen

Um die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder effektiv zu erfüllen, ist es wichtig, sie zu verstehen und Prioritäten zu setzen. Es ist essenziell, sich mit dem Format und den spezifischen Nachhaltigkeitsanforderungen vertraut zu machen, da jede Interessengruppe einen anderen Schwerpunkt setzt.

Bevor Sie mit der Vorbereitung der Antwort auf eine CSR-Anfrage beginnen, sollten Sie Ihre Stakeholder gut verstehen und über die Relevanz und Fristen in Zusammenhang mit ihren Nachhaltigkeitsanforderungen nachdenken.

Fragen, die Ihnen helfen können, Ihre Stakeholder zu verstehen:

• Wie viele Ihrer Kunden und Partner haben sich Nachhaltigkeitsziele gesetzt und welchen Schwerpunkt haben sie? Wie viel Prozent des Umsatzes Ihres Unternehmens macht das aus?
• Welche nachhaltigkeitsbezogenen Themen und ESG-Fragen sind häufig in den Ausschreibungen ("Request for Proposal") enthalten, die bei Ihnen landen?
• Wer von Ihren Investoren stellt Fragen zu ESG, und warum?
• Welche gesetzlichen Vorschriften betreffen Sie und Ihre Stakeholder, und wann?

2. Klare Prozesse für Nachhaltigkeitsanforderungen aufsetzen

Die Einführung klarer Prozesse und Protokolle für die Beantwortung von Nachhaltigkeitsanforderungen ist von entscheidender Bedeutung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Anfragen effizient bearbeitet werden und die bereitgestellten Informationen korrekt und konsistent sind.

Die Entwicklung einer Reihe standardisierter Antworten auf häufig gestellte Fragen und standardisierter Arbeitsabläufe für die Erfassung von Antworten kann Ihnen helfen, jede Art von CSR-Nachhaltigkeitsanforderung effizient zu bearbeiten.

Behalten Sie den Überblick über alle Anfragen und stellen Sie sicher, dass Ihre Antworten einheitlich, genau und aktuell sind. Um dies zu erreichen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

• ESG-Daten und -Informationen zentral verwalten: Die zentralisierte Verwaltung all Ihrer Antworten und Nachweise in einer ESG-Software ermöglicht es Ihnen, jederzeit auf angeforderte Nachhaltigkeitsdaten zuzugreifen. Dies kann sowohl qualitative Nachhaltigkeitsrichtlinien und -berichte als auch ESG-Leistungsindikatoren oder jede andere relevante Art von Information umfassen.
• Nachweise in Kontext setzen: ESG-Nachweise sind am aussagekräftigsten, wenn sie in den Kontext der externen Nachhaltigkeitsanforderungen und des Fortschritts Ihres Unternehmens gestellt werden. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Arten von Stakeholdern, mit denen Sie zu tun haben, wenn Sie Nachweise zu bestimmten Fragen in den Kontext stellen. Stimmen Sie Ihre Antworten auf die Erwartungen, Ziele und den Informationsbedarf Ihrer Stakeholder ab.
• (Projekt-)System entwickeln: Um den Ãœberblick über alle ESG-Anforderungen zu behalten, ist es wichtig, sich gut zu organisieren. Entwickeln Sie ein System, mit dem Sie jede Nachhaltigkeitsanforderung verfolgen können, einschließlich der Quelle, der benötigten Informationen sowie wann und wie die Anforderung erfüllt wurde. Erwägen Sie die Erstellung einer Reihe von Standardantworten, auf die Sie leicht zugreifen können, wenn Sie in Zukunft ähnliche Anfragen beantworten müssen.

3. ESG-Projektmanagement: Mit Kolleg:innen zusammenarbeiten

Um eine Nachhaltigkeitsanforderung mit prüffähigen Antworten auszufüllen, ist die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg:innen von entscheidender Bedeutung. Nachhaltigkeitsdaten und die dazugehörigen Nachweise sind oft über verschiedene Abteilungen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens verstreut oder müssen von externen Partnern oder Lieferanten eingeholt werden.

Zur Erleichterung der Zusammenarbeit ist es wichtig, sich auf eine zentrale Kontaktstelle innerhalb des Unternehmens zu verlassen, die für die Koordinierung der Antworten und die Sammlung von Nachweisdaten verantwortlich ist. Die Kolleg:innen sollten eng mit dieser Person zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten und Informationen gesammelt, genehmigt sowie rechtzeitig und korrekt eingereicht werden.

In vielen Fällen haben Ihre Kolleg:innen vielleicht nicht viel Zeit oder Fachwissen für die Beantwortung von Nachhaltigkeitsanforderungen, daher ist es wichtig, ihnen klare Anweisungen und Fristen zu geben. Ein gemeinschaftlicher Arbeitsbereich (wie z.B. in einer Software, die jegliche Änderungen nachverfolgt), in dem Sie sich über die Dokumentation austauschen und zusammenarbeiten können, kann hilfreich sein.

Durch die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle, Qualitätskontrollen und Genehmigungsverfahren werden umfassende, genaue und auditfähige Antworten gewährleistet. Dies ermöglicht eine zeitnahe Beantwortung von Stakeholder-Anfragen.

4. ESG-Fortschritte reflektieren und Anpassungen vornehmen

Eine kontinuierliche Überwachung der Nachhaltigkeitsleistung kann dabei helfen, die Fortschritte eines Unternehmens zu verfolgen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Antworten auf ESG-Ratings und Nachhaltigkeitsanforderungen dienen Stakeholdern als Barometer für Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit, auch mit Hinblick auf die verbundenen wesentlichen Risiken. Eine regelmäßige Reflektion und Anpassung des Nachhaltigkeitsansatzes ist der Schlüssel zum Erreichen der Nachhaltigkeitsziele.

Treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie, wie gut Ihr derzeitiges Nachhaltigkeitsprogramm funktioniert. Machen Sie sich ein klares Bild von Ihren Fortschritten und verbesserungswürdigen Bereichen. Reflektieren Sie Ihr Stakeholder-Engagement und überlegen Sie, ob Sie Ihren Ansatz anpassen müssen, um die Interessen Ihrer Stakeholder besser mit Ihrer eigenen Strategie in Einklang zu bringen oder umgekehrt.

Auf diese Weise können Sie eine umfassendere Nachhaltigkeitsstrategie entwickeln, die auf den Erkenntnissen aus allen bei Ihnen eingehenden Nachhaltigkeitsanforderungen beruht.

ESG-Software für effiziente und zuverlässige Prozesse von Nachhaltigkeitsanforderungen

Die manuelle Beantwortung von Nachhaltigkeitsanforderungen ist eine administrative und zeitaufwändige Aufgabe, zumal Sie sich darauf konzentrieren sollten, positive Auswirkungen zu erzielen und sinnvolle Veränderungen zu bewirken.

Deshalb kann der Einsatz einer Softwarelösung für Nachhaltigkeitsteams und Qualitätsmanagementteams, die sich mit der Beantwortung von Nachhaltigkeitsanfragen von Stakeholdern befassen, einen entscheidenden Unterschied machen.

Mithilfe von KI-Technologie können Sie klare, effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe einrichten, die den gesamten Prozess von der Erfassung der CSR-Anforderungen bis zur Vorbereitung und Pflege der angeforderten Informationen optimieren.

91ÌÒÉ«ÊÓƵ hilft Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben, um die Nachhaltigkeitsanforderungen der Stakeholder und die gesetzlichen Vorschriften (wie die CSRD-Richtlinie) zu erfüllen. Unsere Softwarelösung automatisiert das Management von Nachhaltigkeitsanforderungen und bietet einen zentralen Arbeitsbereich für die Vorbereitung aller Antworten, während sie sicherstellt, dass Nachweise jederzeit prüffähig sind.

91ÌÒÉ«ÊÓƵ ermöglicht es Ihnen:

• eingehende Stakeholder-Anfragen zu internen Daten zuzuordnen und automatische Antworten zu erstellen
• Nachhaltigkeitsanforderungen in einer einheitlichen Ansicht zu konsolidieren
• Kolleg:innen Aufgaben zuzuweisen und in einem intuitiven Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten
• den Fortschritt von Antworten zu verfolgen und Qualitätskontrollen durchzuführen
• alle Arten von Anfragen zu Nachhaltigkeitsanforderungen unabhängig von ihrem Format zu importieren und exportieren

Das bedeutet, dass Sie Antworten und Nachweise problemlos für mehrere CSR-Anfragen wiederverwenden können, was Ihnen wertvolle Zeit und Mühe spart. 91ÌÒÉ«ÊÓƵ stellt auch sicher, dass die Antworten in verschiedenen Fragebögen konsistent und bei der Ãœbermittlung der Antwort überprüfbar sind.

Der Einsatz von ESG-Software zum Management von Nachhaltigkeitsanforderungen ist ein wichtiger Schritt für Nachhaltigkeitsteams, um effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe zur Erfüllung der Anforderungen ihrer Stakeholder einzurichten. Auf diese Weise können Sie sich auf Ihre wichtigsten Aktivitäten und Initiativen konzentrieren, anstatt von manuellen Prozessen aufgehalten zu werden.